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上课迟到的我,一进教室吓了一跳。
莫非我走错了教室,到了《PPT 中的密码学》课堂?
仔细一看,这不是班上最优秀的同学之一嘛,他站在这堆神秘符号前,洋洋洒洒地和我们讲着《社会调查方法》。
果然是大佬,为了秀学识和口才,PPT 竟然如此万里挑一。
好吧,不开玩笑了,其实是这位同学的 PPT 翻车了。
像这种出现事故反而发挥更出色的人毕竟是少数中的少数,像我们这种还指望看着 PPT 当众讲话的人,出了这种事,岂不就是凉了……
虽说情况往往不至于这么严重,但你本想让 PPT 画面更出彩所以用心挑选好久的字体,在放映时都成了黑体或宋体,版面还会因此乱掉,想想就特别糟心。
其实,只要多「嵌入字体」这一操作,从此和这种糟心塞谷拜!
用这篇使用了「汉仪清庭-55 简」、「汉仪特细等线简」和「Arual」这三种字体(这些字体往往在放映设备连接的电脑上没有安装过)的 PPT,我试验过所有的字体嵌入办法,下面我就给你一篇最全的「字体嵌入」体验!
01最简单——将字体嵌入文件◆◆◆步骤:
❶ 点击【文件】选项卡,左侧的导航栏中选择【选项】。
❷ 点击【保存】,勾选「将字体嵌入文件」,【确定】。
如果在「将字体嵌入文件」里勾选了第一项,相当于只是将这个 PPT 中涉及的这个字体出现的字符进行了嵌入,减少文件大小,不过会在其他人编辑时产生限制。
所以我们一般勾选第二项,把这个 PPT 中所涉及的字体的字体包完全嵌入,方便其他人编辑文档时保持相同的字体。
❸ 退出 PPT 前保存文件,搞定!
然而这种最方便的做法并不是 100% 管用,有时我们设置完保存时就会遭遇这样的情况:
又该怎么破呢?
02最保险——转为图片◆◆◆不用多解释,把字体变成图片,文字绝对是从字体、大小到颜色、位置原封不动地保留下来!
省事的操作是把整个 PPT 文件导出为「全图型 PPT」。【文件】-【导出】-【更改文件类型】-【PowerPoint 图片演示文稿】-【另存为】即可!
然而静下来一想,一张张幻灯片变成了一页页图片,我的动画特效没有啦?我的华丽切换去哪了?突然又需要编辑怎么办?
那就只把文字变成 PNG 图片吧。
步骤:
❶ 选中某个文本框,同时按键盘上的【Ctrl】和【X】,对其剪切。
❷ 右键粘贴,选择「粘贴为图片」的选项。
❸ 这时出现的就不再是文本框了,而是一张图片。
只要工作量不大,用这个办法应对第一种办法里无法成功嵌入的字体,非常保险管用。动画特效、换页特效还都有,其他元素也都能编辑。
只不过想更改文字就不好搞了,存为图片时,清晰度还会降低,想要保持清晰度,让文字能够随意缩放,看看下面这种办法吧!
03有创意——将文字转换为形状◆◆◆步骤:
❶ 点击【插入】-【形状】,选择【矩形】。
❷ 创建矩形时,形状的大小务必要大过文字。
❸ 同时选中形状与文本框,点击【绘图工具 - 格式】-【合并形状】,选择【相交】。
这样文字就变成形状了,放大也不会失真,还可以更改填充颜色。
虽然前期操作会有些麻烦,但是文字变成形状后,发挥想象力的空间却变大了。想在文字上玩一些花样,不妨尝试这种办法,一举两得。
04最靠谱——将字体文件插入对象◆◆◆其实我之前用得最多的办法是找到电脑上安装字体文件的位置(一般都是C:\Windows\Fonts 这个路径),把 PPT 里用到的字体文件复制出来,和 PPT 文件一起拷贝走,再在放映前到设备连接的电脑上先安装字体文件。
如果怕遗漏掉你用的字体,可以通过查看文档属性一下看到这个 PPT 文件中用到的所有字体。
具体操作见 《PPT文件属性很普通!但你知道它有多好用么?》
装了 iSlide 插件就更方便了,【安全导出】里就能直接导出字体文件了。
不过这样在传输 PPT 文件时往往都是一个压缩包,有些累赘。后来我知道了,将字体文件作为对象插入进 PPT 文件中,最后只有一个 PPT 文件,字体文件完全包含在里面!
步骤:
❶ 在制作好的 PPT 最后新建一页,点击【插入】-【对象】。
❷ 选择「由文件创建」,点击【浏览】,找到 PPT 中用到字体的字体文件,点击【确定】。多个字体文件可提前打包成压缩文件再插入。
❸ 经过上面的操作,一个或者多个字体文件就出现在了这页幻灯片上。
❹ 放映时当然是不想让观众看到这一页,我们右键把这页幻灯片设置成隐藏就行。
在正式放映前,找到这页幻灯片双击字体文件图标,点击【打开】,对字体文件进行安装即可。
这样一来,只用一个 PPT 文件就可以打包带走用到的字体,保险可靠又不失便利。
「嵌入字体」四个办法,根据你的精力和兴趣选用,再也不用担心放映时 PPT 中惊现神秘图像啦!
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媒体和科技公司都在谈论 AI 将改变世界,但这似乎还是离我们很远,但其实它已经在悄悄改变我们的生活和工作,比如在演示 PPT 的时候。
最近微软就在 PowerPoint 上就推出了一项叫做「Presenter Coach」(演示教练)的功能,当你排练演示 PPT 的时候,AI 就会通过计算机麦克风分析你说的内容,实时给出反馈。
如果你因为紧张的语速太快,系统会提示你稍微慢下来,因为它已经记下了你平时说话的语速。
当你在某些关键地方忘词了或者口吃了,PPT 会及时弹出关键词,同时建议你把「嗯」、「啊」等不必要的填充词删掉。
如果你对着 PPT 的内容照读,则会弹出窗口提出你注意「原创性」。
这个工具还能自动识别和理解上下文内容,来给你建议更适合的措辞。比如当你说出「Best man for the job」时,PPT 会告诉你这句话在某些情况下可能会被误认为性别歧视,应该减少使用不必要的性别代称。
这项技术其实在前不久就已经应用到 Office Word 中,一个叫做「Word in Ideas」的功能,借助 AI 技术,能帮你检查文中的语法错误,提出重组句子的建议,还会自己划重点做标注。
除了 Presenter Coach,微软还针对 PowerPoint 更新了其他基于 AI 的功能。比如你想展示海龟要跋涉 1500 英里才能产卵,PPT 会告诉你用「这个长度相当于美国宽度的一半」来表述会更形象。
这还没完,如果你是其他国家的用户,PPT 就会根据地理位置用你更熟悉的地方或物品来打比方。
其实在过去几年间,微软一直将 AI 功能嵌入到 Office 软件套件中。
早在 2015 年微软就推出了 PowerPoint Designer 功能,只要将图片拖入 PowerPoint,就能自动生成精美模板,同时也可以帮你优化 PPT 的排版布局。
比如当用户在制作与流程相关的 PPT 页面,PowerPoint Designer 会主动建议用户以图表的形式来进行展示。
还有一项叫做 Presentation Translator 的功能,同样是基于机器学习,可以将演讲者的话实时翻译成字幕,支持包括中文普通话在内的 10 种语言,同时可以快速将 PPT 文本呢翻译成 60 多种语言。
为了让视障人士也能「看到」图片的内容,微软在 2016 年在 PowerPoint 和 Word 中加入了基于 AI 的图像识别技术,能自动对图片做出语音描述。
微软表示借助这些基于 AI 的工具,能为用户节约 30 秒-5 分钟的时间,目前由 AI 提供修改建议并被用户保存的 PPT 数量已经超过了 10 亿张。
在去年 Fast Company 一篇采访中,Office 365 首席设计师乔恩·费里德曼曾谈到微软的人机交互设计理念,他认为「以人为本」是 AI 的设计原则,这也体现在 PowerPoint Designer 等产品中。
除非人类感受到与机器之间产生了某种联接,否则在机器犯错后人类不会再它修正的机会。一个好助手要做的是给你选择的空间,让你做决定,而不是把它的意见强加于你。
AI 已经在不知不觉「潜伏」到我们的生活中,或许在不久的将来我们会像习惯智能手机一样对各种 AI 产品习以为常。